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Tooltipp: Zeiterfassung

Transparente Zeiterfassung

Für mich als virtuelle Assistentin ist eine transparente Zeiterfassung für meine Kunden unglaublich wichtig, da ich meine Arbeiten am Monatsende aufgrund geführter Stundenzettel abrechne. Daher habe ich mich gleich zu Beginn meiner Selbstständigkeit nach einem kostengünstigen Tool umgesehen und bin dabei auf mite. gestoßen. 

Voraussetzung war bei der Auswahl für mich, dass ich eine Zeiterfassung ohne viel Schnick & Schnack wollte. Sie sollte intuitiv zu bedienen sein und sowohl am Desktop, als auch mobil per App für mich zur Verfügung stehen. Das waren zumindest erst einmal die Grundideen, bei meiner ersten Recherche. mite. ist tatsächlich sehr einfach in der Handhabung und bietet eine App für iPhone-Nutzer - für mich also optimal. 

Hier ein kleiner Überblick über die einzelnen Funktionen:

Zeiterfassung mite | medienblume Katja Wieneke

Zunächst kannst Du Dir unter https://mite.yo.lk/testen.html einen kostenlosen Account für 30 Tage erstellen und schauen, ob Du mit dieser Art der Zeiterfassung zurechtkommst. Nach Ablauf der 30 Tage würde sich Dein Account wandeln und es fallen monatlich für einen Nutzer 5 Euro Gebühren an - sehr übersichtlich, wie ich finde. Falls Du mit mite. nicht zufrieden bist, kannst Du jederzeit monatlich kündigen. Das ist gerade in der Gründungszeit sehr fair und das war für mich auch ein weiterer Pluspunkt bei meiner Entscheidung. 

Weitere Features:

Wie oben in dem Screen zu sehen ist, legst Du natürlich Deine Kunden sowie die dazugehörigen Projekte an. Bei der Anlage Deiner Projekte hast Du die Möglichkeit ein Budget für ein Projekt festzulegen. So bekommst Du für Dich ein Gefühl, ob Du in dem von Dir gesteckten Zeitrahmen bleibst oder Dir das Projekt aus dem Ruder läuft. Das hilft Dir später Deine Angebote besser zu kalkulieren. Ebenso ist es möglich verschiedene Stundensätze pro Leistung oder Kunde festzulegen. Das macht die Zeiteingabe auch nochmal um ein vielfaches einfacher, da Du hier nicht ständig überlegen musst und nur noch Deine erbrachte Zeit für ein Projekt einträgst. 

Zu jeder Zeit hast Du die Möglichkeit verschiedene Reports zu erstellen. Mit Hilfe des Filters (wie im Bild zu sehen) können Stundenzettel erstellt werden, die Du als PDF-Datei Deinen Kunden zusenden kannst. 

Zeiterfassung | ToolTipp | medienblume Katja Wieneke

Neben der praktischen Funktion des Stundenzettels, kannst Du aber weit mehr Recherchen für Dich und Deine Tätigkeit in diesem Tool ablesen und Fragen wie: Wie ausgelastet ist mein Team? Wie viel meiner Arbeitszeit kann ich in Rechnung stellen? Welche Projekte bzw. Kunden sprengen immer wieder Dein zeitliches Budget? Das ist besonders zu Beginn einer Selbstständigkeit wichtig um auf Kurs zu bleiben. 

 

Arbeitest Du als Team in mite., dann stehen Dir folgende Funktionen zur Verfügung: 

  • eine persönliche Übersicht,
  • eine Team-Übersicht,
  • eine Einzel-Übersicht für jedes Team-Mitglied,
  • ein flexibel filterbarer Listenreport aller Zeiten,
  • eine Übersicht aller Projekte sowie
  • Detailreports einzelner Projekte.

Das ist ebenfalls für das eigene Monitoring verdammt spannend. 

Zum Thema "Zeiterfassung als Team" kann ich Dir noch folgende Infos mit auf den Weg geben: Hierfür gibt es eine Rechteverwaltung - das bedeutet, dass Du als Administrator zwei weitere Möglichkeiten hast Deine Kollegen anzulegen: Als "Standard-Nutzer" (dann darf er auch Projekte & Kunden anlegen) oder als "Zeiterfasser", dann kann er zu den vorgegeben Kunden & Projekten seine Zeiten hinterlegen. Jedes weitere Teammitglied kostet monatlich zusätzlich 5 Euro. 

Für mich ist mite. ideal und ich komme damit wunderbar zurecht. Natürlich gibt es auch noch andere Zeiterfassungstools - wichtig ist bei Deiner Auswahl einfach nur, dass Du damit gut und einfach zurecht kommst und nicht Deine Zeit bei der Zeiterfassung vertrödelst ;). Falls Du Fragen dazu hast, melde Dich gerne bei mir

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